Фасилитация виртуальных групп


Елена Литвинова
управляющий партнер Global Dialog
Однажды мы проснемся и не будет никаких реальных встреч, а только виртуальные. И все люди будут иметь универсальное устройство для коммуникаций с любым человеком (и не человеком), который находится в любой точке пространства и говорит на любом языке.
Эта картинка из будущего вполне может оказаться реальностью. Но только не завтра. А сейчас мы имеем такую ситуацию, что технологии развиваются с сумасшедшей скоростью, самообучается искусственный интеллект и мы, как фасилитаторы, стараемся успеть за этой гонкой.
И, честно скажу, пока проигрываем в плане эффективной работы с виртуальными группами. Попробую рассказать почему так происходит и какие возможно сделать шаги в этом направлении, чтобы уже сейчас пробовать проводить эффективные виртуальные встречи.
Плюсов виртуальных встреч много:
  • быстрая встреча — можно собрать людей из разных мест в одном «виртуальном» месте (на самом деле, это не совсем так, и далее расскажем почему и с какими сложностями сталкиваются участники виртуальных встреч)
  • использование под разные задачи (экспресс оперативка, сбор мнений вокруг темы, мозговой штурм, обмен мнениями и прочее) (в действительности, на текущий момент, не для всех фасилитационных задач можно просто и быстро организовать виртуальные встречи)
  • сокращение затрат на передвижения в другой город/страну для оффлайн встречи (но качественные онлайн встречи не бесплатные, но эти затраты не такие большие как как на командировки)
  • и многое другое (добавьте свои)
Но до сих пор виртуальные встречи не так распространены так сильно, как хотелось бы. И этому есть разные причины — от технических до человеческих.


Как только мы переходим в виртуальный формат хотя бы частично, то все усложняется. Вопросы, на которые должен найти ответы каждый начинающий фасилитатор виртуальных групп: Как создать общий контекст; Как виртуально показать максимальный спектр точек зрения всех присутствующих; Как внести нотку творчества и позитива в общение группы; Как удерживать внимание и заинтересованность; Как провести дискуссию и вообще — где все это делать?… эти вопросы можно продолжать до бесконечности.

В первую очередь вы должны четко для себя определить — нужны ли вам сейчас виртуальные встречи группы? Ошибочно полагать, что если вы просто замените реальные встречи онлайн встречами, то ничего не поменяется в стиле общения группы, качестве коммуникаций и продолжительности встреч. Честно говоря, иногда лучше собраться концентрированно раз в месяц на 3 дня или собираться каждую неделю на 1 день оффлайн, чем пытаться все это решить дистанционно.
На примере одной команды расскажу, как можно стартовать онлайн встречи для группы, которая работает над одной из корпоративных задач
У меня была команда, которая настаивала на том, что надо экономить на расходах и всем надо общаться виртуально. Ситуация исходная была такая — их общение по корпоративному проекту затягивалось по времени: то интернет не работал, то офисные задачи отвлекали, то авралы, и прочее прочее. А когда они собирались вместе, то больше половины времени уходило на то, чтобы наладить контакт друг с другом, вспомнить — о чем говорили в предыдущий раз и о чем в оставшийся короткий промежуток времени можно успеть поговорить.

Что можно сделать фасилитатору, чтобы наладить эффективную работу виртуальной группы:

  1. Собрать группу оффлайн на первую сессию перезапуска — основная задача этой встречи- чтобы группа посмотрела друг другу в глаза, еще раз проговорили друг другу — в чем ценность проекта, в котором они работают — для каждого лично, для группы, для компании и для всего мира. Далее, на оффлайн встрече, важно честно друг другу рассказать — какие сложности и противоречия могут мешать группе эффективно взаимодействовать виртуально. Например, у команды, с которой мы работали, набрался внушительный список, но с этим уже можно работать. Именно этот пункт очень важен в оффлайн встрече, особенно для группы, у которой был уже негативный опыт виртуального взаимодействия и накопились в том числе обиды и непонимания к друг другу. После этого всем вместе можно поработать над кодексом виртуального взаимодействия этой конкретной группы — что допустимо, а что не допустимо.
  2. У этой команды в числе пунктов, которые входили в этот кодекс были, например:
  3. — «Будь в курсе перед встречей» — этот пункт означал, что с одной стороны важно ознакомиться с материалами перед встречей, если они присылались, а с другой стороны — чтобы тот, кто ответственен за контент и контекст встречи не забыл выслать заранее материалы (не позже чем за 2 часа)
  4. — «Краткость — сестра талантливой компании» — этот пункт про то, что виртуальные встречи должны проходить коротко и динамично. Установили — от 15 до 60 минут в зависимости от целей.
  5. — «Включенность наше всё» — это про то, что если ты на виртуальной встрече, то твоя в первую очередь ответственность за то, чтобы быть максимально включенным в содержание, в диалоги и сделать максимально от тебя зависящее, чтобы исключить внешние раздражающие факторы (звуковые сигналы, приходящие сообщения, коллеги по офису, телефоны и прочее). А тот, кто ведет встречу ответственен за то, чтобы была презентация (или специальный чат), в которой бы последовательно отражались обсуждаемые вопросы и задания, чтобы участники не терялись что сейчас происходит.
  6. На оффлайн встрече по мимо норм виртуального взаимодействия эта группа работала над самим проектом. Результатом были конкретные шаги, которые необходимо сделать в ближайший месяц и ответственные. А так же договоренности — с какой периодичностью и под какие задачи группа будет встречаться онлайн, договорились о графике встреч на ближайший месяц.

И обычно кажется — вот оно счастье! Все обо всем договорились и можно дальше уже расслабиться — мы запустили группу и они продолжат виртуальное общение. Но все только началось. Потому что предстояла большая работа. А именно — сформировать физически виртуальное пространство для группы.

Если коротко, то важно далее сделать следующее:
  1. Выбрать, протестировать и адаптировать платформы, на которых группа будет работать. В первую очередь это должна быть платформа, которая позволяет комфортно разговаривать голосом с видеоизображением говорящего, желательно записывать потоковое видео встречи, показывать экраны любого из участников.
  2. Провести тренировочные встречи с группой онлайн, на которой моделируют один из вариантов встреч в зависимости от цели и учатся использовать грамотно всеми возможностями инструментами.
  3. Провести онлайн встречу, на которой обсудить как прошли тренировочные обсуждения и что они хотят добавить/усовершенствовать/убрать.
  4. По утвержденному графику проводить виртуальные встречи, не забывая каждый раз о старте сессий и формировании онлайн среды для обсуждения

При виртуальных встречах очень часть упускается вопрос старта сессии и создания комфортной, доверительной среды для участников встречи. Для виртуальных встреч это очень важный, иногда основополагающий момент. Не важно — это однократные встречи или регулярные встречи команд.
В зависимости от того — как часто участники онлайн встречи взаимодействуют друг с другом по теме встречи (проекта) — требуется разное количество времени на то, чтобы создавать на каждой встрече коммуникативную виртуальную среду.

Если общение происходит каждый день и чаще — тогда достаточно до 5% от общего времени встречи. Если встречи по этой теме этой группы проходят раз в неделю, то может уйти до 20 процентов времени на то, чтобы сонастроить группу, обменяться эмоциями, настроениями и открыть пространство и сессию. Не нужно жалеть этого времени. В зависимости от того, как пройдет этот первый этап, может зависеть успех всей встречи, насколько люди будут включены и обсуждаемые идеи получат всестороннюю поддержку.

От чего итого может зависеть качество виртуальных встреч?
  • От опыта участников онлайн общения. Именно онлайн опыт общения — голосом и с видео изображением. Для многих людей эти моменты являются психологическими — какие кнопочки нажимать, как переключаться, как я выгляжу, как звучит мой голос, какой кусок комнаты виден в экране и как это выглядит, когда говорить, как дать понять, что я хочу сказать, нужно ли мне параллельно фиксировать на листе бумаги, как я пойму, что то, что я говорю одобряемо и подходяще, …Все эти страхи и вопросы необходимо отработать ДО начала виртуальных встреч — за 10-15 минут до однократной встречи рассказать всем какие правила взаимодействия существуют. По моему опыту на холодной онлайн группе, которая встречается однократно, нет смысла спрашивать — у кого какие еще есть предложения по организации онлайн пространства и взаимодействия. Люди приходят в определенно созданную среду в которой есть текущие правила. Если это постоянные встречи, то можно создать первичные правила совместно и потом их дополнять по инициативе любого из участников.

  • Понятность сценария онлайн встречи. Как и в оффлайн встрече, важно огласить в самом начале виртуального общения расписание и сценарий встречи. А так же постоянно показывать при переходе от одной части к другой — где мы находимся и куда перешли. Если это возможно — показывать сколько времени осталось до окончания встречи или конкретной активности. Обычно известны все типы встреч, которые используются с группой. Создайте скрипты таких встреч и, если возможно, познакомьте всех участников с ними заранее (на тренировочной онлайн встрече, например).Обязательно придерживайтесь этих сценариев хотяб первый месяц, чтобы участники понял и чувствовали себя комфортно. Потому что любой сюрприз, который ломает кардинально виртуальную встречу очень плохо сказывается на энергии всей группы и замедляет продуктивность. Это связано с тем, что участники пытаются перестроиться и адаптироваться, тратят на это дополнительные усилия, им тяжело и если в это время будут активные внешние раздражители, то вероятность потерять внимание и действительную включенность этого участника возрастает в разы, а вы это не сможете быстро отследить.

  • Технические особенности. В этом пункте говорится про всевозможные технические возможности — от компьютера/ноутбука/планшета/телефона которым пользуется участник и его возможность полноценно участвовать во всех активностях онлайн встречи, качества канала интернет связи, форс-мажоров технических, до разница во времени и самом месте, где находится участник онлайн встречи. Мы все люди и не можем всегда обеспечить устойчивое качественное соединение, которое бы не отвлекало. И если это возможно все на высшем уровне, то чаще всего очень дорого на текущий момент и реализовано в крупных корпорациях.

Для себя мы определили оптимальный формат виртуальных встреч исходя из текущих технических возможностей:
  • продолжительность 30-40 минут. если нужно больше — тогда с перерывом на 15-20 минут
  • количество участников дискуссии — от 3 до 7 человек.
  • основная платформа для работы — zoom.us (до 40 минут встречи -бесплатно)
  • место для сбора идей — гуглдиск с заранее подготовленной формой (бесплатно), виртуальная доска groupmap.com (платно)

Моя большая мечта — чтобы команды на больших расстояниях могли видеть, чувствовать и понимать друг друга на самом деле, как это происходит в реальности. И чтобы это были недорогие и элегантные решения. Я думаю, что такое будущее не за горами, а наша задача, как фасилитаторов, сейчас — уметь адаптироваться самим к виртуальной реальности и учится создавать энергию виртуальных встреч, чтобы были восторг и эффективность от принятых решений.
(с) Елена Литвинова