Как фасилитация помогает повысить отдачу от участия сотрудников на конференциях и выставках?

Ситуация, знакомая для компаний. Команда ключевых сотрудников выезжает на профильную конференцию. Не чтобы представить свой стенд или продукцию, а чтобы ознакомиться с трендами и новинками рынка СНГ и международного рынка, «примерить» их на свою практику, завязать контакты с потенциальными партнерами или клиентами. Иногда такие поездки организуются чтобы сплотить и мотивировать команду. В рамках небольших бюджетов такая стратегия может быть очень успешна!

А если откровенно? Как часто после таких посещений новые идеи адаптируются в компании и начинают новую жизнь в виде отдельных улучшений или новых направлений деятельности? Можем утверждать, что это происходит не так часто, как хотелось бы руководителям, ждущим возврат на инвестиции.

Кто-то из сотрудников не очень хорошо разбирался в теме докладчика и мало чего понял. Кто-то «ходил парой» на все секции, и компания получила ровно половину ценной информации. И даже когда команда разделилась и все получили достоверную информацию, то собрать ее вместе для нового прорыва не случилось. Сами сотрудники, как наемные работники зачастую не заинтересованы, в отличие от руководителя, внедрять значимые изменения, так как работы прибавляется. По приезду пишутся отчеты, организуется встреча с сотрудниками, которые не были на конференции, раздаточные материалы мертвым грузом оседают на полках.

Мы предлагаем выжать максимум полезного для компании (и для сотрудников) из участия в подобных конференциях, иначе зачем тратить деньги и время на поездки?

Ниже описан простой алгоритм работы с такой «экспертной командой на выезде» на всех стадиях процесса: до поездки, во время и после. Причем именно в работе «после» таится много ценного ресурса.

До поездки
Организуйте грамотное распределение участников на тематические секции и доклады, чтобы охватить своим присутствием все темы и всех спикеров. Это оправданно, так как в этом случае, компания имеет шанс получить всю информацию от конференции, хоть и разделенную «по головам». Договоритесь об определенной степени фиксации материалов (раздаточные, записи, диктофон и т.д.).

Во время мероприятия
Вечерами обменивайтесь мнениями в легком, но структурированном формате. Например, это может быть очень краткая ретроспектива
«Glad-Sad-Mad»:

  • GLAD Какой информации, контактам я очень доволен?
  • SAD Что вызвало тревогу, беспокойство? Что-то не сработало так, как намечалось?
  • MAD Что меня просто «выбросило из колеи» и стало потерей времени? Что заставило смотреть на все под другим углом?

Еще вариант- напишите/проговорите вместе за день:

  • 3 основных идеи для внедрения;
  • 3 новых контакта для поддержания;
  • 3 еще чего-то нового, важного именно для ваших целей.

После мероприятия
После конференции мы предлагаем провести сессию на 3-4 часа с ключевыми сотрудниками. Следующие задачи могут стать основными для проработки:

  • трансформировать информацию, полученную на конференции в систему знаний;
  • выработать идеи по усилению основных направлений деятельности компании;
  • сформировать общее понимание сотрудниками предстоящих преобразований;
  • расшевелить сотрудников и заинтересовать их в предстоящих изменениях.

Такая сессия хорошо проходит в экспертной группе до 10 человек. Вот ее возможный сценарий:

Возможные этапы сессии:

  1. Обмен впечатлениями от поездки на личном уровне
    Это может происходить в формате «Расскажите об артефакте, который вы привезли с Конференции. Что он для вас значит, какую идею несет?»
  2. Накопление идей и формирование общей картины
    Здесь можно предложить такую поэтапную работу:
    — работать индивидуально каждому, чтобы предложить около 15 идей после посещения конкретных секций, мастер-классов, докладов.
    — работать в парах и в
    ычленить по 7- 10 идей от каждой пары, которые точно должны/могут быть внедрены.
    — презентовать работу пары, тем самым сформировав общее поле идей.
  3. Кластеризация идей по направлениям
    Группировка идей и назначение ответственных за их разработку.
  4. План внедрения
    Каждый ответственный создает свой план внедрения, и выступает с мини-презентацией перед коллегами, например, по такому сценарию:
    — Зачем нашей компании это следует делать?
    — Что именно следует делать?
    — Какие первые шаги следует предпринять?
    — Срок, когда это будет сделано?

Технически, такие сессии должны учитывать качественный и количественный состав участников, возможные направления работы и профиль деятельности.

Такая сессия может стать серьезным шагом в проработке стратегии компании, так как вовлекает ключевых сотрудников, формирует образ общего будущего и мощно, с практической точки зрения, мотивирует на перемены и внедрение улучшений.

Конечно, в дальнейшем, поддерживающая работа должна вестись, но это уже тема для отдельной статьи!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *